64 Ciencia y Tecnología al servicio del pueblo12(2): 64 - 67 mayo-agosto 2025
Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
Document management as a mechanism for organizational
eciency in a public institution in Latacunga canton
Ana Grijalva Álvarez, Amparo Álvarez Montalvo, Darío Díaz-Muñoz
Maestría en Administración Pública, Universidad Técnica de Cotopaxi, Latacunga, Ecuador
Resumen
El propósito de la investigación es analizar la gestión documental (GD) como un mecanismo
de la eficiencia organizacional (EO) en una institución pública del cantón Latacunga. Apoyada
en teorías de administración documental y eficiencia organizacional, este estudio explora
cómo la adecuada organización de documentos mejora los procesos y la transparencia. De
una población total de cuatrocientos cincuenta y nueve funcionarios (459), se empleó una
encuesta a una muestra de doscientas diez personas (210), valorando dimensiones clave como la
generación, preservación, sistematización y acceso a documentos, además de la eficiencia en los
procesos, gestión de recursos humanos, capacidad de innovación, transparencia y satisfacción
del ciudadano. Estos datos se procesaron a través del software SPSS y se aplicaron pruebas de
Chi-cuadrado y análisis de correlación de Spearman para evaluar las asociaciones entre la gestión
documental y la eficiencia organizacional. Según nuestros resultados, el resultado de la GD
impacta en la EO; en este sentido, cabe destacar que el valor de Chi-cuadrado (150,894, p <
0,001) mostró una asociación significativa, mientras que la correlación de Spearman (0,722, p <
0,001) corroboro que existe una relación sólida, demostrando así que las herramientas digitales
para la GD mejoran la accesibilidad y reducen duplicación de la información, contribuyendo
a una mayor EO. Los descubrimientos destacan la necesidad de mejorar los sistemas de gestión
documental para optimizar los procesos internos y promover una mayor transparencia en la
institución, favoreciendo de forma directa a los funcionarios y especialmente a los ciudadanos.
Palabras clave: Eficiencia Organizacional, Gestión Documental, Herramientas Digitales.
Recibido: 21 de noviembre 2024 – revisión aceptada: 13 de mayo 2025 – Fecha de publicación: 30 de mayo 2025
Correspondiente al autor: ana.grijalva9608@utc.edu.ec
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ARTÍCULO CIENTÍFICO · Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
Introducción
La gestión documental eficiente mejora
significativamente la eficiencia organizacional
en las instituciones públicas, según el
Departamento de Derecho Internacional de
la OEA (2021), la Guía de Aplicación de la
Ley Modelo Interamericana sobre Gestión
Documental revela que, dentro de los procesos
de gestión documental, las referencias técnicas
y normativas en archivo recomiendan a las
instituciones crear, mantener, documentar
y difundir una política de gestión de
documentos. Esta política debe precisar que
procedimientos y prácticas documentales
responden a las necesidades informativas de
la institución, así como también, apoyar en
la rendición de cuentas, lo que beneficiaria en
gran medida a los grupos de interés. La gestión
documental y la eficiencia organizacional están
estrechamente vinculadas, permitiendo que las
instituciones públicas funcionen de manera
más efectiva y transparente.
En consecuencia, Loor Cobeña, García
Salmon & Cobacango Villavicencio (2021),
señalan que la gestión documental implica la
administración eficiente de la información
generada y recibida por la empresa durante
todo su ciclo de vida. A su vez, relacionan la
Abstract
e purpose of this research is to analyze document management (DM) as a mechanism for
organizational efficiency (OE) in a public institution in the Latacunga canton. Grounded in
theories of document management and organizational efficiency, this study explores how proper
document organization enhances processes and transparency. From a total population of four
hundred fifty-nine (459) employees, a survey was conducted with a sample of two hundred
ten (210) participants, evaluating key dimensions such as document generation, preservation,
systematization, and access, along with process efficiency, human resource management,
innovation capacity, transparency, and citizen satisfaction. e data were processed using the
software SPSS, applying Karl Pearson’s Chi-square test and Charles Spearman’s correlation test
to analyze the relationship between document management and organizational efficiency. e
results indicate that DM significantly impacts OE; notably, the Chi-square value (150.894,
p < 0.001) showed a significant association, while Spearman’s correlation (0.722, p < 0.001)
confirmed a strong relationship. ese findings demonstrate that digital tools for DM enhance
accessibility and reduce information duplication, contributing to greater OE. e results
underscore the need to improve document management systems to optimize internal processes
and promote greater transparency within the institution, directly benefiting both employees
and, most importantly, citizens.
Key words: Organizational Efficiency, Document Management, Digital Tools.
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Ana Grijalva Álvarez et al.
eficiencia organizacional con la optimización
de recursos y procesos para alcanzar los
objetivos institucionales de manera efectiva.
Por otro lado, Zúñiga Mendoza (2018), destaca
que, pese a las condiciones precarias de ciertos
repositorios, los procesos de modernización
han contribuido a fortalecer la conciencia
sobre el rol fundamental de los archivos
públicos en la eficiencia y transparencia del
Estado ecuatoriano.
Igualmente, Díaz Jiménez y González
Pérez (2020) enfatizan que, en el siglo
XXI, la gestión documental se consolida
como un recurso estratégico con impacto
en los ámbitos económico, social, político
y empresarial. Desde el enfoque de la
Gobernanza de la Información, su desarrollo
fortalece la articulación con procesos clave
como la Gestión de Riesgos y el Control
Interno, optimizando el valor de los activos
informativos mejorando la toma de decisiones
y reduciendo incidencias administrativas. Por
lo tanto, la gestión documental se ha vuelto
esencial, ya que optimiza la administración
de la información e integra procesos como la
Gestión de Riesgos y el Control Interno. Esta
articulación mejora la toma de decisiones,
refuerza la capacidad organizacional para
enfrentar desafíos y minimiza las ineficiencias
administrativas.
En Ecuador, el Gobierno ha implementado
normativas para fortalecer la gestión
documental en el sector público, entre ellas
el Acuerdo Ministerial 1043 que oficializa
la Norma Técnica de Gestión Documental
para Entidades de la Administración Pública
(Acuerdo Ministerial, 2016). Esta normativa
busca estandarizar los procesos, impulsar
la digitalización y garantizar la custodia y
disponibilidad adecuada de los documentos
públicos. En Cotopaxi, varios Gobiernos
Autónomos Descentralizados, han adoptado
estas directrices para fortalecer su capacidad
administrativa y mejorar la calidad de
los servicios prestados a la ciudadanía.
Según la Secretaría de Administración
Pública del Ecuador (2016), La Norma de
Gestión Documental para Entidades de la
Administración Pública regula la gestión
y archivo de documentos durante todo su
ciclo de vida, y promueve la conservación de
archivos históricos de la Nación, conforme
a estándares internacionales. Su finalidad
es asegurar que los documentos cumplan
requisitos de autenticidad, confiabilidad,
transparencia y accesibilidad, contribuyendo
a una gestión pública, eficiente, abierta y
responsable.
En Cotopaxi, la gestión documental se ha
convertido en un eje clave para la eficiencia
organizacional en el sector público. Salguero
Barba et al. (2021) indican que esta gestión
facilita el manejo de la información y la
preservación de archivos, constituyéndose en
evidencia administrativa para la institución,
la ciudadanía y el Estado.
La presente investigación revela la relación
entre la gestión documental y la eficiencia
organizacional en una institución pública,
evidenciando su aporte en la optimización
de procesos administrativos y en el
mejoramiento del desempeño institucional.
La gestión documental se ha convertido en
un pilar fundamental para la eficiencia de las
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ARTÍCULO CIENTÍFICO · Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
organizaciones públicas porque de esta manera
se garantiza la disponibilidad y seguridad de
la información. Además, que contribuye
significativamente a la digitalización y
modernización de las entidades estatales
generando procesos más ágiles y efectivos.
Por otra parte, cabe señalar que el presente
estudio es factible realizarlo por cuanto existe la
disponibilidad de normativas específicas como
la Norma Técnica de Gestión Documental
para entidades de la administración pública
y guías internacionales relacionadas con el
manejo documental que permiten una mejor
recopilación y análisis de la información.
Por lo tanto, este estudio tiene como objetivo
analizar la gestión documental como un
mecanismo clave para fortalecer la eficiencia
organizacional en una institución pública del
cantón Latacunga, permitiendo identificar
buenas practicas que contribuyan a la
optimización de procesos, la simplificación
de trámites y la formulación de políticas de
modernización institucional.
Metodología
La presente investigación adopta un enfoque
cuantitativo, orientada a la recolección y
análisis de datos en una entidad pública, con
el fin de obtener una visión objetiva y medible
del impacto de la GD. Según Hernández et
al. (2014), este enfoque permite comprobar
hipótesis mediante mediciones numéricas
y análisis estadísticos, adecuados para
identificar patrones y relaciones entre variables.
El estudio, se desarrolla bajo un diseño
correlacional y descriptivo, lo cual permite
examinar la interrelación entre la GD y la EO,
evidenciando como las mejoras en la gestión
documental inciden en la optimización de los
procesos institucionales.
Cuatro fases se han propuesto para esta
investigación: (1) diseño y validación de la
encuesta, (2) aplicación del instrumento, (3)
revisión de la literatura y (4) el informe de
hallazgos, según lo descrito en la Figura 1.
Proceso metodológico de la investigación.
Los datos fueron obtenidos mediante una
encuesta en formato digital, entregada
por medio de un formulario digital a los
funcionarios de la institución pública en
el cantón Latacunga. Los participantes
incluyeron tanto hombres como mujeres en
Figura 1. Proceso metodológico de la investigación
Leyenda: El esquema ilustra las fases clave del proceso investigativo, comenzando con el diseño y
validación de la encuesta, seguido de la aplicación del instrumento, el procesamiento de los datos y
análisis de los resultados, para finalizar con la revisión bibliográfica y teórica, y la elaboración del
informe de hallazgos.
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Ana Grijalva Álvarez et al.
proporciones equilibradas, en una amplia
gama de edades con mayor presencia de
personas en la edad media. La mayoría de los
funcionarios tiene formación de tercer nivel
y un grupo considerable ha obtenido títulos
de posgrado. La mayoría de los empleados se
encuentra en áreas operativas y técnicas, en
cuanto a cargos, destacan los roles técnicos
y administrativos lo cual evidencia una
estructura organizacional orientada hacia la
ejecución operativa y técnica con una menor
representación de altos directivos.
Para calcular el tamaño de la muestra,
se consideró una población total de 459
funcionarios, aplicando la Ecuación 1 de
muestreo con un nivel de confianza de 95% y
un margen de error del 5%. Como resultado,
se estableció que la muestra mínima necesaria
era de 210 funcionarios. La fórmula utilizada
es la siguiente:
N * Z * p * (1 – p)
e * (N – 1) + Z * p * (1 – p)
(Ecuación 1)
A través del cual:
n es el tamaño de la muestra,
N es el tamaño de la población (459),
Z es el valor Z correspondiente al nivel de
confianza (1.96 para el 95%),
p es la proporción esperada de la población
(0.5 se utiliza por ser la proporción más
conservadora y garantizar el tamaño máximo
de la muestra),
e es el margen de error (0.05).
En la encuesta se utilizó una escala de Likert
para evaluar como los empleados perciben
diferentes aspectos de la gestión documental y
la eficiencia organizacional, considerando para
la variable de entrada: De acuerdo, Neutral y No
desacuerdo. Mientras que para la variable de
salida, muy bueno, bueno y malo. Con respecto
a la encuesta, esta consideró variables de entrada
y salida detallando las dimensiones de GD y
EO y los instrumentos para medir a cada una
de ellas, como se presenta en la Tabla 1.
n=
Objetivo: Analizar la gestión documental (GD) como un mecanismo de la eficiencia
organizacional (EO) en una institución pública del cantón Latacunga
Variables Dimensiones
Técnicas e
instrumento
s
Gestión
Documental
(GD)
Generación y Captura Documental
Cuantitativo
Encuesta
Cuestionario
Preservación y Custodia de Documentación
Sistematización y Taxonomía Documental
Gobernanza del Acceso y Diseminación
Control de Conformidad y Auditoría
Documental
Eficiencia
Organizacional
(EO)
Eficiencia de Procesos
Cuantitativo
Encuesta
Cuestionario
Gestión de Recursos Humanos
Capacidad de Innovación
Transparencia y Rendición de Cuentas
Satisfacción del Ciudadano
Tabla 1. Operacionalización de las variables
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ARTÍCULO CIENTÍFICO · Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
Los datos obtenidos de las encuestas fueron
procesados con el apoyo del software
especializado SPSS, también conocido
como Paquete Estadístico para las Ciencias
Sociales, permitiendo llevar a cabo un análisis
estadístico de alta precisión, como la prueba
de Chi-cuadrado y la correlación de Spearman,
para identificar posibles relaciones entre las
variables. El uso del SPSS resulto clave para
asegurar la precisión y confiabilidad de
los resultados. Los fundamentos teóricos
tuvieron un papel significativo para esta
investigación. Los métodos teóricos
desempeñaron un papel fundamental en esta
investigación, pues mediante la revisión de la
literatura especializad se exploró el estado del
conocimiento sobre la gestión documental
y la eficiencia organizacional, estableciendo
un marco conceptual sólido permitiendo
definir los conceptos clave de GD y EO,
para formular un modelo explicativo que
permitiera una interpretación efectiva de
los datos empíricos obtenidos. Tal como
afirma (García Dihigo, 2016), los métodos
teóricos crean las condiciones necesarias
para profundizar en las relaciones esenciales
entre los procesos estudiados, más allá de los
fenómenos superficiales.
En complemento, se aplicaron métodos
empíricos mediante encuestas estructuradas,
para recolectar datos sobre las prácticas
de gestión documental en la institución,
permitiendo correlacionar las percepciones
del personal con los niveles de eficiencia
organizacional. Según García Dihigo (2016),
estos métodos permiten un contacto directo
con el objeto de estudio y reflejan la realidad
operativa de los procesos.
Esta metodología robusta garantiza la validez
de los resultados y facilita conclusiones precisas
sobre el impacto de la gestión documental en
la eficiencia organizacional de la institución
investigada.
Resultados
Los resultados muestran una disminución
de tareas repetitivas, decisiones más ágiles
y sustentadas, y una mayor transparencia.
Esto evidencia que, además de conservar la
información, las instituciones deben fortalecer
activamente su gestión documental para lograr
un entorno administrativo ordenado y más
productivo.
De esta manera, a partir de los resultados
obtenidos de una muestra de 210 funcionarios
de una institución pública del cantón
Latacunga y del análisis de la relación
entre la gestión documental y la eficiencia
organizacional, se revela una correlación
relevante entre ambas variables, “Las
organizaciones presentarán una eficacia en
la ejecución de sus actividades en la medida
que actualicen los manuales administrativos
con información clara y ordenada” (Grández
Cachique, 2023, pág. 5). Estos hallazgos
fueron analizados utilizando pruebas de
Chi-cuadrado, correlación de Spearman
y medidas simétricas, proporcionando
un análisis fuerte y concluyente sobre la
interdependencia entre GD y EO como se
muestra en la Figura 2.
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Ana Grijalva Álvarez et al.
Figura 2. Medidas Simétricas - Resultados de correlación de Pearson y Spearman en el
análisis de la relación entre variables
Figura 3. Procesamiento de Casos - Distribución de casos válidos y perdidos en el análisis de
la relación entre Gestión Documental y Eficiencia Organizacional
Leyenda: Muestra los coeficientes de correlación de Pearson y Spearman, junto con sus valores
de significancia. Ambos coeficientes, de valor ,722, indican una fuerte relación entre las variables
estudiadas, con una significación estadística altamente significativa (p < 0.001). Se incluyeron 210
casos válidos en el análisis.
Leyenda: Muestra que en el análisis de la relación entre la Gestión Documental y la Eficiencia
Organizacional se incluyeron 210 casos válidos, sin que se registraran casos perdidos, lo que representa
el 100% de los datos disponibles para el estudio.
Con los 210 casos evaluados, se obtuvo un 100%
de datos válidos, sin pérdidas de información,
lo que garantiza la integridad y confiabilidad
de los resultados, eliminando sesgos por datos
faltantes (Figura 3). Conforme a Gaete Moreno
(2017), la confiabilidad se refiere a la precisión
y estabilidad de las mediciones, lo que refuerza
la objetividad y rigor del estudio. La ausencia
de datos perdidos fortalece la validez interna y
respalda la solidez de las conclusiones obtenidas.
En efecto, Granizo Espinoza (2023), sostiene
que las prácticas organizacionales optimizadas
en gestión documental se relacionan
directamente con una mayor eficiencia
71 Ciencia y Tecnología al servicio del pueblo 12(2): 71 - 77 mayo-agosto 2025
ARTÍCULO CIENTÍFICO · Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
Figura 4. Tabla Cruzada - Contingencia entre Gestión Documental y Eficiencia
Organizacional
Leyenda: Presenta la distribución conjunta de los niveles de Gestión Documental y Eficiencia
Organizacional en los 210 casos analizados. Se observa que la mayoría de los casos con baja Gestión
Documental (1,00) también presentan baja Eficiencia Organizacional (69 casos), mientras que los casos
con alta Gestión Documental (3,00) tienden a mostrar mayor Eficiencia Organizacional (29 casos).
Además, la prueba de Chi-cuadrado de Pearson
mostro un valor de 150,894 con un nivel de
significancia asintótica bilateral de p < 0,001,
mostrando una relación estadísticamente
significativa entre las variables analizadas, este
resultado se refuerza con el valor de la razón de
verosimilitud 149,450 y la asociación lineal por
lineal 109,091, ambas métricas con significancia
alta p < 0,001 permitiendo rechazar la hipótesis
nula y evidenciando que las variables GD y EO
están estadísticamente relacionadas (Figura 5).
De acuerdo con lo planteado por Ramírez Ríos
& Polack Peña (2019), la prueba de chi-cuadrado
de Pearson se utiliza para determinar si los datos
obtenidos de una variable categórica se ajustan
a una distribución teórica, ya sea uniforme,
binomial o multinomial. Esta prueba, denotada
por ², fue desarrollada por Pearson (1900) para
comparar las frecuencias observadas con las
esperadas en una muestra y determinar si siguen
una distribución teórica. A través de las tablas de
contingencia, el chi-cuadrado evalúa la hipótesis
nula (H₀) de independencia entre dos variables,
cada una con sus respectivas categorías.
organizacional. El análisis de la Figura 4.,
evidencia que los niveles más altos de eficiencia
organizacional (valor 3 en EO) coinciden con
niveles igualmente altos de gestión documental
(valor 3 en GD), representando el grupo con
el mayor porcentaje de respuestas positivas.
En contraste, quienes asignaron el valor
más bajo a la gestión documental (valor 1
en GD) también perciben bajos niveles de
eficiencia organizacional (valor 1 en EO),
lo que confirma que la mejora en la gestión
documental contribuye significativamente al
fortalecimiento del desempeño institucional.
72 Ciencia y Tecnología al servicio del pueblo12(2): 72 - 77 mayo-agosto 2025
Ana Grijalva Álvarez et al.
Figura 5. Pruebas de Chi-cuadrado para la relación entre Gestión Documental y Eficiencia
Organizacional.
Figura 6. Correlaciones No Paramétricas - Correlación de Spearman entre Gestión
Documental y Eficiencia Organizacional
Leyenda: Muestra los resultados de las pruebas de Chi-cuadrado de Pearson, la razón de verosimilitud
y la asociación lineal por lineal para los 210 casos válidos. El valor del Chi-cuadrado de Pearson
(150,894) con 4 grados de libertad es significativo (p < 0.001), lo que indica una fuerte asociación
entre la Gestión Documental y la Eficiencia Organizacional. No se observaron casillas con recuentos
esperados menores que 5, y el recuento mínimo esperado fue de 8,40.
De este modo, el análisis de coeficiente de
correlación de Spearman demostró un valor de
0,722 con un nivel de significación estadística
de 0,722 de p < 0,001 indicando una conexión
fuerte y favorable entre la gestión documental
y la eficiencia organizacional, los resultados de
este coeficiente corroboran que, al mejorar la
calidad y desarrollo de la gestión documental,
la eficiencia organizacional de la institución
mejora notablemente (Figura 6). Por lo tanto,
la correlación de Spearman es fundamental para
evaluar la interacción entre variables ordinales o
intervalos, en casos donde no es posible asumir
una distribución normal, y es especialmente
valiosa en estudios que buscan evaluar la
asociación entre percepciones o rangos.
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ARTÍCULO CIENTÍFICO · Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
Fig ura 7. Gráfico de barras - Relación entre Gestión Documental y Eficiencia Organizacional.
Leyenda: Muestra el coeficiente de correlación de Spearman entre las variables Gestión Documental
y Eficiencia Organizacional. El coeficiente es de 0,722, lo que indica una correlación positiva fuerte
entre ambas variables, siendo esta correlación significativa al nivel 0,01 (bilateral). Se incluyeron 210
casos válidos en el análisis.
Leyenda: Muestra la distribución de los recuentos de Eficiencia Organizacional en función de los
niveles de Gestión Documental. Se observa que los casos con bajo nivel de Gestión Documental
Conforme a Paliza Ortega (2023), el coeficiente
de correlación de Spearman es apropiado para
el análisis entre variables ordinales, como las
derivadas de escalas tipo Likert, al no requerir
el cumplimiento del supuesto de normalidad.
Esta característica lo hace especialmente útil
en el estudio de percepción o satisfacción.
Su aplicación resulta pertinente para evaluar
la asociación entre la gestión documental
percibida y la eficiencia organizacional,
aportando rigurosidad metodológica al análisis
de datos no paramétricos.
El gráfico de barras proporciona una
representación clara de la relación entre la
gestión documental (GD) y la eficiencia
organizacional (EO). A través de la visualización
de las frecuencias, se observa una correlación
positiva y significativa entre estas variables. Los
resultados del estudio realizado en una institución
pública del cantón Latacunga, muestran que la
mayoría de los funcionarios que evaluaron la
gestión documental en el nivel más alto (valor
3) también dieron una alta valoración a la
eficiencia organizacional (valor 3). Esta relación
visual respalda los hallazgos estadísticos, donde se
destaca que a medida que las prácticas de GD se
optimizan, la EO mejora de manera significativa,
según muestra la Figura 7.
74 Ciencia y Tecnología al servicio del pueblo12(2): 74 - 77 mayo-agosto 2025
Ana Grijalva Álvarez et al.
(1,00) presentan mayoritariamente baja Eficiencia Organizacional (1,00), mientras que los casos
con alta Gestión Documental (3,00) están asociados a mayores niveles de Eficiencia Organizacional
(3,00). Las categorías de Eficiencia Organizacional se representan por los colores azul (1,00), rojo
(2,00) y verde (3,00).
De forma coherente, Gutiérrez Herrera & Vargas
(2024) sostienen que la eficiencia organizacional
está directamente relacionada con la calidad de la
gestión documental, especialmente en el sector
público. La implementación de buenas prácticas
documentales favorece una administración más
efectiva de recursos y procesos, lo que incide
positivamente en el desempeño institucional.
Esto evidencia que el fortalecimiento de las
competencias en gestión documental constituye
un elemento estratégico para mejorar la eficiencia
en una institución pública.
En definitiva, esta investigación sugiere
claramente que se evidencia una correlación
importante entre la calidad de la gestión
documental y la eficiencia organizacional en
la institución pública evaluada. La aplicación
de prácticas idóneas en gestión documental
no solo fortalece el orden interno, sino que
influye favorablemente en los procesos de toma
de decisiones y en el rendimiento operativo
general. Estos hallazgos ratifican la importancia
de potenciar los sistemas de gestión documental
para impulsar el rendimiento institucional
así, se valida la hipótesis de que la gestión
documental influye favorablemente en la
eficiencia organizacional, aportando igualmente
un fundamento firme para futuros estudios o
investigaciones en la administración pública de
la institución del cantón Latacunga analizada.
Discusión
Este estudio, basado en un enfoque cuantitativo,
analiza la relación entre gestión documental
GD y la eficiencia organizacional EO. Los
resultados obtenidos mediante pruebas como
Chi-cuadrado y Spearman, demuestran una
correlación positiva entre ambas variables.
En particular, el coeficiente de Spearman,
(0,722) con un nivel de significancia de p <
0,001, demuestra que el fortalecimiento de la
GD incide directamente en la mejora de la EO
validando la hipótesis planteada.
Estos hallazgos coinciden con investigaciones
previas que indican que la implementación de
prácticas organizacionales eficaces potencia la
gestión documental y, con ello la eficiencia
organizacional. Este fortalecimiento se traduce
en una mejor toma de decisiones y en mejoras
cualitativas y cuantitativas en los bienes
y servicios ofrecidos conforme lo plantea
Granizo Espinoza (2023).
Por otra parte, el uso de la prueba de
Chi-cuadrado (x²), con un valor de 150,894 y
un nivel de significancia bilateral de p < 0,001,
proporciona una prueba adicional de que las
variables de GD y EO están estrechamente
vinculadas. Esto es determinante para la
administración pública, ya que, según
Gutiérrez Herrera & Vargas (2024), la mejora
en la calidad de la gestión documental puede
tener implicaciones directas en el rendimiento
operativo y la toma de decisiones. El valor alto
del chi-cuadrado indica que las frecuencias
observadas en la relación entre GD y EO no
son aleatorias, sino que reflejan una tendencia
estadísticamente significativa.
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ARTÍCULO CIENTÍFICO · Gestión documental como un mecanismo de eciencia
organizacional en una institución pública del cantón Latacunga
Adicionalmente, el análisis evidencio
que los funcionarios que asignaron las
calificaciones más bajas a la GD también
valoraban negativamente a la EO, esto resalta
la importancia de reevaluar y fortalecer las
prácticas de gestión documental en las áreas
que muestran un desempeño deficiente, esta
clase de correlación es determinante puesto
que la gestión documental no solo impacta
en la organización interna, sino que además
puede afectar la capacidad de cumplir con sus
metas estratégicas.
Finalmente, para futuras investigaciones, se
recomienda incluir variables adicionales que
puedan tener influencia en la relación entre
GD y EO, como el uso de tecnología, la cultura
organizacional y la capacitación al personal.
A nivel teórico, es importante desarrollar
modelos que contemplen estos factores, con
el fin de ofrecer una visión más amplia de como
la gestión documental puede impactar a la
eficiencia organizacional en diversos entornos.
Conclusiones
Este análisis ha demostrado claramente que
la gestión documental tiene un rol esencial
en la mejora de la eficiencia organizacional
dentro de una institución pública del cantón
Latacunga, desde una perspectiva teórica, se
confirma que la implementación de buenas
prácticas de gestión documental incrementa
notablemente la calidad de los procesos
administrativos, influyendo positivamente
en la toma de decisiones y la transparencia
interna, este descubrimiento proporciona
una comprensión más profunda sobre el
funcionamiento de la institución, destacando
la gestión documental como una herramienta
básica para el rendimiento institucional.
Desde una perspectiva metodológica, la
aplicación de técnicas cuantitativas, como
el análisis de Chi-cuadrado y la correlación
de Spearman, facilito validar la hipótesis con
precisión, brindando un enfoque sólido para
examinar la relación entre la gestión documental
y la eficiencia organizacional en este entorno
especifico, los datos obtenidos no solo confirman
la relación positiva entre las dos variables sino que
también resaltan la importancia de una mejora
continua en estos sistemas para mantener el nivel
de eficiencia alcanzado.
Por último, en términos prácticos, los
resultados de esta investigación resaltan
la urgencia de fortalecer los sistemas de
gestión documental en la institución, dado
que su optimización ha mostrado tener un
impacto directo sobre la eficiencia operativa,
la institución debe priorizar la capacitación
al personal y la adopción de tecnologías que
mejoren el acceso a la información, lo cual no
solo elevara la productividad, sino que también
mejorara la transparencia y la rendición de
cuentas. Estos resultados ofrecen una base
sólida para la toma de decisiones futuras que
impulsen la modernización administrativa
y aseguren un desempeño institucional más
elevado en el cantón Latacunga.
Literatura Citada
Acuerdo Ministerial. (2016). Norma Técnica
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