ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

ELECTRÓNICA ORIENTADA A LA OPTIMIZACIÓN

DE RECURSOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y

EMPRESAS PRIVADAS DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA DIRIGIDA A

OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS EMPRESAS DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI

Gloria Aguirre-Caspi gloria.aguirre7458@utc.edu.ec

Gestión de la Información Gerencial, Universidad Técnica de Cotopaxi

Latacunga-Ecuador

Jeferson Gómez-Herrera jeferson.gomez4402@utc.edu.ec

Gestión de la Información Gerencial, Universidad Técnica de Cotopaxi

Latacunga-Ecuador

Diego Jácome-Segovia diego.jacome@utc.edu.ec

Docente Investigador, Universidad Técnica de Cotopaxi

Latacunga-Ecuador

RESUMEN

La administración documental son normas que se deben seguir para que el documento cumpla con su ciclo vital, es por ello que son los activos más importantes en una organización, para profundizar la investigación se ha realizado el estudio en 36 organizaciones de los cantones: Latacunga, Pujilí, Salcedo y Saquisilí, de la provincia de Cotopaxi. el propósito de este estudio fue diseñar un modelo de documentación electronica en las organizaciones para la optimización de recursos. La metodología utilizada fue de enfoque cuantitativo, nivel descriptivo y de corte transversal, la técnica de recolección de datos que se utiliza fue la encuesta validada por expertos, considerada como instrumento el cuestionario. La población tomada en cuenta para el estudio se refería a aquellos trabajadores y directivos que desempeñan en las distintas dependencias. Los principales hallazgos indican que el 49% de los encuestados acceden al 75% de la información documental, es decir que los colaboradores están constantemente al tanto de la información que maneja la organización. La gestión documental está administrada por el 41% de todos los departamentos y son pocos los que cumplen con el perfil de secretarios. Los encuestados determinan que el proceso de gestión documental que manejan es el físico y electrónico, sin embargo, opinan que una transición de la documentación física a la electrónica les ayuda a localizar rápidamente los documentos. Los resultados obtenidos durante la investigación permitieron delimitar que la administración electrónica de documentos sí optimiza los recursos de las organizaciones tanto en tiempo como en ubicación del documento.

Palabras Clave: Administración, Documentación electrónica, Gestión documental, Modelo MoReq, Optimización de recursos.

Recibido: 16 de septiembre de 2022 Aceptado: 20 de diciembre de 2022 Corresponsal al autor: gloria.aguirre7458@utc.edu.ec

ABSTRACTO

La administración documental son normas, lo que se debe seguir para el documento para cumplir su ciclo de vida, por lo que son los más activos importantes en una organización, para profundizar en la investigación, Se ha realizado el estudio en 36 organizaciones de cantones: Latacunga, Pujilí, Salcedo y Saquisilí de la provincia de Cotopaxi. El El propósito de este estudio fue diseñar un modelo de documentación electrónica en organizaciones para la optimización del recurso. La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo, de nivel descriptivo y transversal, la La técnica de recolección de datos que se utilizó fue la encuesta validada por expertos, considerando como instrumento el cuestionario. La población tenidos en cuenta para el estudio se referían a aquellos trabajadores y directivos, que trabajan en las diferentes dependencias. Los principales hallazgos, ¿qué El 49% de los encuestados tiene acceso al 75% de la información documental, es decir es decir, quienes los colaboradores están constantemente al tanto de la información, lo que gestiona la organización. La gestión documental es administrada por 41% todos los departamentos y pocos cumplen con el perfil de secretaria. Encuestados determinar cuál es el proceso de gestión documental que gestionan. lo físico y lo electrónico, sin embargo, creen que transición desde la documentación física hasta la electrónica les ayuda a localizar rápidamente documentos. Los resultados obtenidos durante la investigación permitieron determinar, que la administración electrónica de documentos, si optimiza la recursos de la organización tanto en el tiempo como en la ubicación de los documentos.

Palabras clave: Administración, Documentación electrónica, Gestión documental, modelo MoReq, Optimización de recursos.

INTRODUCCIÓN

La gestión documental electrónica es el “conjunto de tecnologías utilizado para organizar la información no estructurada de una Organismo o entidad, que puede dividirse en las siguientes. funcionalidades: captura, manejo, almacenamiento y distribución” (da Silva y Portugal, 2016, p.231). En los últimos años se ha consolidado como una fuente importante en el ámbito laboral, permitiendo administrar el flujo de todo tipo de documentos en una organización, ayudando con la reducción de los espacios físicos, optimizando recursos, aumentando la efectividad en la búsqueda de la información y por consiguiente de la respuesta.

En la actualidad, existen tecnologías como la nube, herramienta que se destaca por la importancia de almacenar grandes cantidades de aplicaciones web, las cuales son distribuidas en centros de datos que beneficiarán a la nueva revolución industrial, la cual traerá consigo grandes cambios sociales, tecnológicos y económicos. Por tal motivo, la nube administra la gestión de documentos electrónicos y los coloca al alcance de todos, lo importante es controlar la organización y la Documentación que se centraliza adecuadamente.

La similitud que existe entre la gestión documental y la optimización. de los recursos es indispensable, debido a que es un conjunto de conocimientos empleados para tramitar y reunir todos los documentos, razón por la cual, mediante la integración de tecnologías de gestión documental en las instituciones, facilitan el manejo de la información y lograrán ser más eficientes en la búsqueda de los archivos, reduciendo costos, tiempo y espacio, lo cual busca elevar la productividad y un Almacenamiento ágil.

En toda organización, es primordial que la gestión documental. electronica se ejecutará adecuadamente calculando en los ocho procesos de gestión documental y archivo, los mismos que estarán establecidos en el modelo MoReq; este modelo se enfoca en los requerimientos funcionales, en la eficacia de documentos de un sistema de gestión de electrónicos de archivo, como sucede con varios sistemas de información; partiendo de la premisa de que los usuarios del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo [SGDEA] no serán solamente los administradores y archiveros, sino también el personal de oficina y operativo, o quienes utilizan este sistema en su lugar de trabajo, para crear, recibir y recuperar documentos.

Los problemas que tienen las organizaciones es la pérdida de documentos. físicos y extraviados, por tal razón el presente trabajo investigativo tiene como objetivo diseñar un modelo de documentación electrónica en las instituciones públicas y empresas privadas de la provincia de Cotopaxi para la optimización de recursos. También se pretende dar respuesta a la siguiente interrogante. ¿Es posible mejorar el acceso a la información de archivos, facilitando el manejo de los procesos en la transición de la ¿Documentación física a la documentación electrónica?

En el alcance de esta investigación los autores: Aguiar y Conterón (2019), mencionan el tiempo que tienen los colaboradores para acceder a la información, así también Cedeño et al, (2021) asegura que el 75% están de acuerdo que se debe implementar un proceso de manejo de archivos, por último, Hidalgo y Cortés (2020) menciona tres soluciones dos de las cuales enfatizan los procesos que describen las fases de la gestión de documentos electrónicos, y la administración y organización de documentos producidos o recibidos por una organización. dichos temas serán abordados con amplitud más adelante.

Fundación Teórica Gestión documental

La gestión documental siendo un conjunto de actividades administrativas. para el buen manejo de la documentación electrónica producida en las organizaciones, deben cumplir con su ciclo de vida; mismo que es primordial, por lo que las organizaciones deben archivar correctamente, para que no haya una gran parte de documentos perdidos o extraviados.

Conjunto de normas, técnicas y conocimientos aplicados al tratamiento. de los documentos desde su diseño hasta su conservación permanente. Además, es considerada el área de gestión responsable de un control. eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. (Velázquez et al, 2018, pág.47)

Esta gestión documental es una mezcla de distintas normas las cuales se encargan de que haya un control de la documentación, para así lograr mantener la información en ó óptimas condiciones y Optimice el tiempo cuando se desee hacer uso del mismo.

Ciclo vital del documento

Un ciclo vital adecuado de los documentos, corresponde a las etapas. que alternativamente pasa un documento desde su creación o aceptación hasta su última etapa que puede ser baja documental o preservación permanente en el archivo nacional o histórico, para ello todos los archivos se examinan en su ciclo (archivo de gestión o activo, central, intermedio e histórico).

figura 1

Ciclo vital del documento.

Archivo que custodia la Archivo Dirección de Archivo Nacional de la Administración Ecuador

Nota: Etapas sucesivas de un documento desde su

creación hasta su destino final.

Es significativo resaltar que el archivo de gestión es la documentación general que está sujeto a consulta y uso, el archivo central es quien protege y dirige los documentos para ello ya deben haber cumplido los dos años, con privilegio de informaciones consideradas de gran importancia para la dependencia, el archivo intermedio aquel que haya cumplido al menos 15 años de permanencia en una entidad, mientras que en el archivo histórico se custodia a la documentación y se le adquiere el carácter de permanente.

Procesos de Gestión Documental

En los procesos de gestión documental se emplea un conjunto de operaciones y técnicas para administrar el flujo de tanto externos como internos que forman parte de la organización. Para ello, el proceso de gestión documental es el “conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento” (Sáenz, 2019, pp.91-92). estos procesos son acciones que se aplican a los documentos para que den fe de su durabilidad con el paso del tiempo, más allá de la manera del registro o almacenamiento, un sistema de gestión documental garantizado el adecuado funcionamiento de los procesos documentales y actividades.

Archivo fisico y digital

El archivo físico permite consultar los documentos almacenados sin usar dispositivos electrónicos, para conservar los documentos y evitar que sean modificados o corregidos por terceros, mientras que los archivos digitales el soporte de alojamiento de grandes volúmenes de documentos sin necesidad de muebles o espacio adicional, y se pueden ver en línea desde cualquier dispositivo electrónico o en un archivo físico.

documento electronico

Ley N° 19.799 (citado por Mayer y Vera, 2019), alude que el documento electrónico es “Toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior” (p.427). Un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico, por ejemplo, la redacción de un texto (solicitudes, informes, actas, proyectos…), vídeos y otros derivados de la creación electrónica.

Documento digital o digitalizado

El documento digital es la representación de una foto, vídeo que se requiere archivar. “Este tipo de documento al ser una representación en un medio digital de un documento en físico, contiene información que ha sido codificada y que su reproducción requiere de un dispositivo” (Pabón, 2022, p.41-42). Cuando se usa este tipo de documentos en las organizaciones se optimizan la búsqueda de la información, permitiendo facilidad de visualización mediante los equipos tecnológicos.

Desmaterialización de documentos

La desmaterialización “se refiere a la transformación a la que puede ser objeto un documento físico, es decir, que se convierte en un documento digital, por ejemplo, un documento físico al ser escaneado deja de ser físico para pasar a ser digital” (Pabón, 2022, p.50). Cuando un documento físico pasa a un formato digital se denomina desmaterialización, actualmente en las organizaciones este término facilitar, por ejemplo, él envió de correo electrónico y el acceso ágil a la informacion.

Accesibilidad de la información

El acceso a la información debe ser confiable y oportuno en cualquier parte del mundo, mediante el uso de las tecnologías. “Esta accesibilidad se sustenta en los principios de pertinencia y oportunidad que implican un acceso útil, confiable y alcanzable en el momento oportuno” (Osorno et al., 2019, p.6). El simple hecho de poseer accesibilidad de cierta información de la organización es relevante ya que, al ser información pública o privada se debe dar un uso idóneo, a modo de ejemplo, solo ciertas personas tendrán acceso a la información financiera de la organizacion.

Seguridad de la información

Según Ramírez y Rinconc (2022) señala que la seguridad de la información es:

Un compuesto de instrucciones y elementos, que tienen como misión. brindar las tres características fundamentales de la misma las cuales hijo: disponibilidad, confidencialidad, integridad; implementar políticas de y controles de seguridad de los datos se ha convertido en un proceso de vital importancia para que las organizaciones mantengan salvaguardada sus sistemas ataques, daños o pérdidas. (pág.88)

Las organizaciones en general, requieren que su información posea altos estándares de seguridad, debido a que existe información confidencial y sensato, es por ello que necesitan de políticas o normas que protejan la integridad de la información, por ejemplo, cuando haya un uso restringido de la información dentro de la entidad, es decir; la información tiene clave de acceso.

Digitalización

Digitalización es el proceso que ha logrado transformar a la industria en objetos físicos a digitales, “fortalecer la integración de la información, las redes 5G y la inteligencia artificial en toda la economía (personas, industrias y gobierno)” (González et al, 2022, p.135). La digitalización ha tenido un cambio profundo con la tecnología, las empresas poco a poco se están adaptando a sus nuevos modelos de negocios, actualmente existe una gran necesidad de contar con estos medios digitales.

Tipos de software documental

SoftwareQuipux

El Quipux brinda registro, inspección, distribución, procedimiento que permite seguir con los procesos documentales físicos o digitales enviados o recibidos por las instituciones del gobierno. “Quipux es un sistema de gestión documental web, desarrollado y utilizado por el estado ecuatoriano, que permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se envían y reciben en una Institución” (Aguiar y Conterón, 2019, p. 16). una de las funciones del software es la redacción de memorándum, oficios, resoluciones y todas aquellas ocupaciones que implican comunicación con la institución ya sea dentro o fuera.

Software al aire libre

Este es un sistema de software de código abierto que rivaliza con las principales soluciones de gestión de contenidos y documentos. "Al aire libre es un sistema de gestión documental Open Source potente, flexible y Sencillo que permite a cualquier empresa compartir, buscar, versionar y auditar todo tipo de documentos” (Aguiar y Conterón, 2019, p. 16). Alfresco se ha acumulado como una elección en sus opciones para gestionar su contenido y no solo ofreciendo a las organizaciones herramientas de gestión documental sino también de la gestión de contenidos web y la gestión empresarial.

Tipo de nube

La nube al ser una red global de servidores, están diseñadas para administrar datos y ejecutar aplicaciones o proporcionar contenidos o servicios como transmisión de vídeos, correos web, software de productividad o redes sociales.

Google Drive

Como menciona Rangel et al, (2021) Google Drive es:

Un espacio que puede potencializar sus objetivos, al facilitar la comunicación entre los miembros de grupo, pudiendo ser hasta en tiempo real; el intercambio de documentos (…), así como la creación y edición de documentos donde todos los participantes pueden contribuir de manera precisa en ello. (pág.14)

Google Drive presta un servicio de almacenamiento de datos en la nube, una plataforma en línea accesible para todo tipo de dispositivo digital con conexión a internet, además, permite archivar datos desde el ordenador hacia la nube facilitando al usuario editar estos documentos los cuales serán descargados a su ordenador.

DropBox

Es una herramienta que permite combinar archivos usando una carpeta virtual o un disco duro en la red. Esto ayuda a usar de forma remota un disco duro y acceder a él desde cualquier computadora, permite mantener una copia de todos los archivos en la red en todo momento, si se desea edite los documentos, se sincronizan en línea y se mantiene lo anterior en caso de necesitarlo en el futuro

Normativa de la Gestión Documental en el Ecuador

En el Ecuador, existe una normativa de Gestión Documental, este estándar consiste en ayudar a monitorear la gestión y el archivo de documentos en cada etapa del ciclo de vida del documento y la protección del patrimonio documental de un país, asegurando el cumplimiento de los requisitos sobre legitimidad, integridad, favorable y otros de los documentos de archivo en el corto, mediano y largo plazo con el fin de contribuir a una gestión pública eficaz, eficiente y transparente. (Acuerdo Ministerial N° 1043, 2016).

La norma establece que es deber de las instituciones públicas y de otro. tipo presentar un registro de los servicios que prestan para avalar el Fácil acceso a la información por parte de los ciudadanos. portal razón, en el artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo, establece que todos poseen el derecho al acceso libre a la información generada por entidades públicas o privadas que manejan fondos estatales o desempeñen funciones públicas. Tener en cuenta que la información no será retenida excepto en los casos expresamente previstos por la ley.

Para el desarrollo de la propuesta de trabajo investigativo, se ha tomado en cuenta el Acuerdo Ministerial No. 1043 (Norma de Gestión Documental para entidades de Administración Pública), donde se toma en consideración la Metodología de la Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo, el capítulo tres de los procesos relativos a la gestión documental y archivo; el cual consta de los siguientes artículos:

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = " 0" relleno de celdas = "0" ancho = "273" >

−

Proceso 1: Art 20.- Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestión documental.

−

Proceso 2: Arte 21.- De la identificación de documentos de archivo.

−

Proceso 3: Arte 22.- De la integración y ordenación de expedientes.

−

Proceso 4: Arte 23.- De la clasificación archivística por procesos.

−

Proceso 5: Arte 24.- De la descripción documentales.

−

Proceso 6: Art 25.- De la valoración documentales.

−

Proceso 7: Arte 26.- De las

transferencias documentales.

− Proceso 8: Art 27.- De la preservación Modelo de Requisitos para la Gestion de los archivos. de Documentos Electrónicos de Archivo

(Más Solicitud)

Estos procesos a su vez están detallados

en la Regla Técnica Nacional, la cual será de

MoReq, es un modelo de requisitos

obligado cumplimiento y aplicable a todos los eficaces diseñados para facilitar la gestión de

los Organismos, dependencias y organismos expedientes de archivo electrónico.

públicos y privados del Estado, las mismas

que actualmente se encuentran vigentes en el

Un instrumento normalizado que debe

Ecuador. De acuerdo con el artículo 1, alude ser tenido en cuenta desde el primer

que Regla Técnica, es:

momento, pues brinda los requerimientos

basicos para fijar el alcance de una

Normar la organización y mantenimiento administración electrónica, que

de los archivos públicos, en cada una de permitir articular de manera plena los

las fases del ciclo vital del documento, a procesos administrativos, facilitando

fin de asegurar en el corto, mediano y largo la evaluación, el acceso y localización

plazo, el cumplimiento de los requisitos de los documentos. Todo lo cual lleva

de autenticidad, confiabilidad, integridad a asegurar un patrimonio historico

y disponibilidad de los documentos de documental racional, estructurado y fiable

archivo. (Acuerdo No. SGPR-2019-0107, que sirva de identidad y memoria de las

2019, p.3) organizaciones. (Mourlot, 2019, p.12)

El propósito básico de los archivos

El modelo de requisitos para la

públicos es organizar documentos que

Gestión de Documentos Electrónicos de

garantizan la recuperación ágil y oportuna

Archivo (MoReq). Este modelo tiene

de la información institucional para uso siete requisitos los cuales hijo: Cuadros

de gestores o ciudadanos como fuente de clasificación documental y tablas de

conocimiento histórico. Los archivos son retención documental (TRD), Controles

importantes porque protegen y apoyan la toma y seguridad, Conservación, eliminación

de decisiones, la acción y la memoria son una transferencia, Captura de documentos de documentos

fuente confiable de transparencia en la gestión archivo, Referencias, administración general

público. y Búsqueda y recuperación.

Metodología

La investigación se llevó a cabo en las instituciones públicas y empresas privadas de la provincia de Cotopaxi, tales como:

Tabla 1

Instituciones públicas y empresas privadas de la provincia de Cotopaxi.

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = " 0" relleno de celdas = "0" ancho = "600" >

1. GAD Municipal del Cantón Latacunga

Autónoma

2. GAD Municipal del Cantón Pujilí

Autónoma

3. GAD Municipal Intercultural del Cantón Pujilí

Autónoma

4. GAD Municipal del Cantón Saquisilí

Autónoma

5. GAD Provincial de Cotopaxi

Autónoma

6. Seguro Social Campesino [SSC]

pública

7. Ministerio de Salud Pública [MSP]

pública

8. Ministerio de Trabajo

pública

9. Ministerio de Agricultura y Ganadería [MAG] Cotopaxi

pública

10. Ministerio de Ambiente y Agua

pública

11. Delegación y Servicio Público de Cotopaxi

pública

12. Dirección Distrital Cotopaxi

pública

13. Defensoría Pública

pública

14. Dirección Municipal de Agua Potable y Alcantarillado

[DIMAPAL]

pública

15. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social [IESS]

pública

16. Cruz Roja Provincial de Cotopaxi

privada

17. Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPECO Ltda.

privada

18. Cooperativa de Ahorro y Crédito 9 de Octubre

privada

19. Cooperativa de Ahorro y Crédito CACEC FINCORP

privada

20. COAC Educadores Primarios de Cotopaxi CACEC

privada

21. Cooperativa de Ahorro y Crédito “Virgen del Cisne”

privada

22. Cooperativa de Transporte “El Dorado”

privada

23. Cámara de Comercio de Latacunga

privada

24. Centro de Diálisis Contigo Cendialcon Cia. Ltda.

privada

25. Cooperativa de Ahorro y Crédito Oscus

privada

26. Occidental

privada

27. Cooperativa de Ahorro y Crédito “El Sagrario”

privada

28. Clínica HOSPIBANDA Cia. Ltda.

privada

29. Grupo Secohí

privada

30. Seguros Unidos SA

privada

31. Movimiento Político Creando Oportunidades [CREO]

privada

32. Distribuidora Marco Olmedo Distriolmedo Cia. Ltda.

privada

33. Banco del Austro

privada

34. Banco Internacional

privada

35. Banco ProCredit

privada

36. Universidad de las Fuerzas Armadas [ESPE]

mixta

Nota: Organizaciones públicas y privadas de la provincia de Cotopaxi, sujetas una investigación.

La metodología utilizada fue de enfoque cuantitativo, nivel descriptivo. y de corte transversal, la técnica de recolección de datos que se utilizado fue la encuesta, considerando como instrumento el cuestionario. La aplicación de la encuesta se ejecutó durante el año 2021 entre las organizaciones del cantón Latacunga, Pujilí, Salcedo y Saquisilí, dando un total de 36 organizaciones de la provincia de Cotopaxi.

El instrumento constituyó de 17 preguntas cerradas, relacionadas con el manejo de documentos electrónicos, los cuales han sido validados mediante juicio de expertos y aplicados a los directivos y trabajadores de las instituciones públicas y empresas privadas de la provincia de Cotopaxi, con las que la carrera de Gestión de la Información Gerencial, conservan convenios de colaboración de prácticas preprofesionales.

La población tomada en cuenta para el estudio concernió a aquellos directivos y trabajadores públicos y privados que desempeñan en distintas dependencias de las 36 organizaciones citadas, mediante la muestra “es el conjunto de casos extraídos de una población, seleccionado por algún método de muestreo… siempre es una parte de la población” (Corral et al, 2015, p.152). La población establecida tiene vínculo permanente con el área documental de las organizaciones.

tabla 2

Población encuestada por organización.

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = " 0" relleno de celdas = "0" ancho = "294" >

Tipos de Organizaciones

Encuestados

Porcentaje

Público

123

83%

privado

26

17%

Total

149

100%

Nota: Directivos y trabajadores públicos y privados que se desempeñan en distintas dependencias de las 36 organizaciones.

RESULTADO

De los datos obtenidos durante la investigación se tomaron aquellas preguntas más relevantes y que estuvieron relacionados con la gestión documental electrónico, tras hacer el análisis se obtuvieron los siguientes resultados:

Tabla 3

Porcentaje que accede a la información documental.

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = "0 " relleno de celdas = "0" ancho = "292" >

Alternativa

Público

privado

Total

Porcentaje

100%

31

3

34

23%

75%

59

14

73

49%

50%

28

6

34

23%

25%

4

3

7

5%

0%

1

0

1

1%

Total

123

26

149

100%

Nota: Porcentaje que los colaboradores acceden a la

información de las organizaciones.

En la Tabla 3, se puede observar que el 49% de los encuestados acceden a la mayor parte de la información documental, es decir; que los Los funcionarios tienen acceso frecuente y el 5% acceden a la cuarta parte. de la información, por lo que es primordial que todos tengan acceso diario al 100% de la información que manejan las organizaciones.

tabla 4

La Gestión Documental está administrada por.

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = "0 " relleno de celdas = "0" ancho = "292" >

Alternativa

Público

privado

Total

Porcentaje

Secretaria con perfil

profesional

44

11

55

37%

oficinista

23

6

29

19%

Todos los del departamento

53

8

61

41%

ninguna persona

1

4

3%

Total

26

149

100%

Nota: Personas que administran la Gestión Documental.

Según los datos obtenidos, el 41% de la gestión documental está administrada por todos los departamentos, mientras que el 19% por los oficinistas, para ello, es importante que todas las dependencias conozcan, para que así haya una gestión adecuada.

tabla 5

Procesos de gestión documental que manejan.

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = "0 " relleno de celdas = "0" ancho = "292" >

Alternativa

Público

privado

consolidado

Porcentaje

fisico

38

3

41

28%

electronico

10

3

13

9%

mixto

20

95

64%

Total

26

149

100%

Nota: Tipo de documentación que se maneja, ingresa y

se requiere en las organizaciones.

En la tabla 5, se muestra el tipo de proceso de gestión documental que manejan las organizaciones, un proceso entre físico y electrónico; es decir mixto.

Tabla 6 DISCUSIÓN

Opinión sobre la transición de la documentación física a la documentación electrónica.

< borde de la tabla = "0" espacio entre celdas = "0" relleno de celdas = "0" alineación = "izquierda" ancho = "292" >

Alternativa

Público

privado

consolidado

Porcentaje

Optimiza el tiempo

36

11

47

32%

Información ágil

3

1

4

3%

Localización rápida

50

1

51

34%

contacto internacional

3

0

3

2%

Todas las anteriores

31

13

44

30%

Total

123

26

149

100%

Para el desarrollo de este apartado, se iniciará respondiendo dicha interrogante: ¿Es posible mejorar el acceso a la información de archivos, facilitando el manejo de los procesos en la transición de la ¿Documentación física a la documentación electrónica?

El no disponer de una gestión de archivos apropiada retarda la recopilación de la información requerida, mediante el modelo de gestión de documentación electrónica se puede llevar a cabo un proceso documental

ideal; así la documentación física sería Nota: La transición de la documentación física a desmaterializada y almacenada en la nube o

electronica en las organizaciones. en software especializado, de esta manera se

Es evidente que los colaboradores optimizarían los recursos disponibles. de las

aluden que una transición de la documentación organizaciones, puesto que el tiempo que

física a la electrónica ayuda a mejorar su cada colaborador emplea para acceder a la

localización, sin embargo, el 30% optimiza la información de archivos sea ​​rápido y eficaz

tiempo y la información se vuelve ágil. la busqueda de los documentos electrónicos.

Es significativo que las organizaciones

Para llevar a cabo, los contrastes con

públicos y privados conozcan de la gran otras investigaciones, se mostrado como

importancia de utilizar un modelo de gestión base la pregunta del porcentaje que é accede

electrónica, con la finalidad de garantizar el a la información, y qué tipo de proceso de

manejo de la información y lograr ser eficiente gestión documental manejan, ya sean físicos o

en la búsqueda de los archivos, reduciendo electrónicos, por último, en base al modelo de

costos, tiempo y espacio, lo cual busca elevar gestión de documentación electrónico.

su productividad y un almacenamiento ágil.

Este modelo de gestión electrónica no será

Con respecto a los resultados de la

solamente para los administradores quienes investigan, se comparó con el estudio

se beneficia, sino también el personal de elaborado por Aguiar y Conterón (2019) es

oficina y operativo, o todos quienes manejan donde alude que el tiempo estimado para

este modelo en su lugar de trabajo para crear, acceder a la información en el Registro

recibir y recuperar documentos.

de la Propiedad Inmobiliaria y Mercantil