INTRODUCCIÓN
Un sistema de control interno es
fundamental para las entidades, ya que este integra normas y procedimientos
para el flujo de toda la información administrativa y financiera; de forma
detallada para las distintas operaciones que realiza la entidad. (Vivanco M.,
2017).
En la actualidad tanto las organizaciones
públicas como privadas están expuestos a errores de internos, y a acciones que
de manera accidental o no, pueden exponerlas a pérdidas. Motivo por el cual, el
Sistema de Control Interno es de suma importancia para la estructura
administrativa y operativa de una organización, ya que este busca asegurar la
confiabilidad de los estados financieros, la eficiencia en las operaciones y el
cumplimiento de actividades, políticas y procedimientos.
Debido a la globalización y al constante
avance en los distintos países, ha surgido la necesidad en toda organización
grande o pequeña, de buscar instrumentos que permitan suprimir y/o disminuir
significativamente los riesgos a los cuales se encuentran expuestas, con el fin
de evitar fraudes y lograr la eficiencia y eficacia operativa. (Cepeda, G.
(2017)
Es por esto, que se establece la necesidad
de diseñar un Sistema de Control Interno que garantice el correcto registro de
los egresos e ingresos realizados por la empresa, además que sus actividades
sean realizadas adecuadamente, convirtiéndose en una herramienta indispensable
para la empresa, donde su contenido comprenda procedimientos de control como
medida precautelar a posibles debilidades e irregularidades en el manejo de
estos.
Asimismo, un sistema de control interno
adecuado y concebido técnicamente, aporta al propietario la seguridad de
salvaguardar los recursos humanos, materiales y financieros como la toma de
decisiones y el correcto manejo de sus fondos.
Se realizó la investigación con el
objetivo de Diseñar un Sistema de Control Interno para el almacén Créditos Madril
ubicado en el Cantón La Maná, Provincia de Cotopaxi, analizando individualmente
las unidades operativas y administrativas del almacén identificando los
posibles riesgos y deficiencias de control; estableciendo políticas y
procedimientos de control para las actividades que desarrolla el Almacén
Créditos Madril en el ámbito administrativo y operativo para prevenir y
neutralizar sus riesgos.
MATERIAL
Y MÉTODOS
El estudio se desarrolla en el almacén
Créditos Madril debido a que actualmente se requiere de un sistema de control
interno en la empresa.
Los materiales utilizados fueron libros,
revistas, folletos, información de páginas web, y demás herramientas y software
necesarios para el desarrollo de la investigación. Metodológicamente, el
estudio se fundamente en una investigación de campo de nivel analítico,
necesaria para conocer en detalle todos los aspectos del almacén, el manejo de
las actividades de control interno, además de identificar la viabilidad del
proyecto para el Almacén Créditos “Madril”.
Entre las técnicas e instrumentos
empleados fueron por una parte la entrevista realizada al propietario, al
gerente y a los empleados del almacén Créditos Madril en su totalidad, técnicas
que permiten establecer el propósito del estudio y especificar claramente la
información. Por tener una población reducida el muestreo fue censal.
RESULTADOS Y
DISCUSIÓN
Resultados
Créditos Madril es una microempresa
privada no obligada a llevar contabilidad, teniendo como actividad económica
principal la fabricación y venta de muebles de madera y sus partes: para el
hogar.
Créditos Madril es un almacén que cuenta
con una buena aceptación en el mercado y con un buen posicionamiento local.
Entrevista dirigida al Administrador
Propietario
La aplicación de un sistema de control
interno se efectúa de manera irregular, ya que, poco se conoce de las
normativas y procedimientos que forman parte del control interno.
Además, se puede evidenciar la carencia de
políticas y procedimientos de control interno bien definidas, lo cual impide
alcanzar los objetivos propuestos por el almacén dificultando el desarrollo
correcto de las actividades. Por esto, el talento humano no tiene claro la
delimitación de sus responsabilidades y obligaciones, trayendo como
consecuencia la duplicidad de funciones, desorganización y desconfianza en el
manejo de la información.
Entrevista dirigida al Área Operativa
del Almacén
Créditos Madril
El almacén no posee un sistema de control
interno bien estructurado lo que conlleva que la planificación interna sea
irregular, dando como consecuencia la aglomeración de mercadería, ocasionando
pérdidas en la cartera, duplicidad en las actividades realizadas. Esto es el
resultado de la falta de procedimientos adecuados para el manejo de inventarios
e información.
La comunicación interna es deficiente,
porque la relación que existe entre empleados y empleador no es óptima,
afectando las actividades laborales, las mismas se cumplen por obligación.
Por lo antes mencionado, los empleados
consideran de gran beneficio no solo para el almacén sino también para ellos el
diseño de un control interno, ya que pueden definirse claramente cuáles son sus
responsabilidades y obligaciones, las mismas que les permitirán cumplir con
eficiencia y eficacia las actividades encomendadas de acuerdo a su área de
trabajo evitando la duplicidad de actividades y acumulación de mercadería.
En el mismo orden de ideas, fueron
reportadas otras preguntas que fortalecieron la investigación como son:
¿El análisis de las unidades operativas
y administrativas del almacén permiten identificar los posibles riesgos y
deficiencias de control?
Si, mediante la aplicación de la visita
técnica y entrevistas efectuadas al propietario y empleados del almacén
Créditos Madril, se pudo realizar un análisis de las unidades operativas y
administrativas obteniendo como resultados, que los riesgos y deficiencias que
afronta el almacén son a causa del inadecuado sistema de control interno que se
maneja dentro del negocio, causando pérdidas económicas, duplicidad de actividades
y falsedad de información.
¿Establecer políticas y procedimientos
de control podría prevenir y neutralizar riesgos para las actividades que
desarrolla el almacén en el ámbito administrativo y operativo?
Si, debido que al contar con políticas y
procedimientos de control interno se permitirá al personal del almacén
desarrollar de forma correcta y eficaz sus actividades. Logrando un mejor
desenvolvimiento de sus funciones y responsabilidades, ayudando a prevenir
riesgos económicos que afecten de forma crucial al ámbito administrativo y
operativo del almacén.
¿Proponer el diseño de un manual de
Sistema de Control Interno para el almacén Créditos Madril podría mejorar el
desarrollo de sus actividades?
Sí, porque a través de un manual de
Sistema de Control Interno, se desarrollarán adecuadamente sus actividades,
además permitirá al almacén conservar su información de forma clara y ordenada.
También sirve como apoyo al gerente para
las futuras toma de decisiones, con el fin de cumplir a cabalidad sus metas y
objetivos planteados.
Impacto
Múltiples son los impactos que produce el
diseño de un manual de sistema de control interno en el almacén créditos Madril
ubicado en el cantón la Maná provincia de Cotopaxi. Con respecto al impacto
social:
la investigación es favorable para el
almacén y la sociedad, ya que permite brindar un mejor servicio e información a
sus clientes, además, tener una adecuada organización de las actividades que se
desarrollan diariamente dentro del almacén, contribuyendo al crecimiento del
negocio y el cumplimiento de sus metas.
En relación al impacto económico, el
diseño de un manual de sistema de control interno, ayudará al almacén de
Créditos Madril a incrementar sus ingresos, a través de la correcta utilización
de los recursos materiales y humanos; proporcionando mejores niveles de
crecimiento y desarrollo económico.
Discusión
Inicialmente, la investigación es un tema
de interés para el propietario y miembros de la empresa, los mismos que
necesitan conocer los fundamentos prácticos del Sistema de Control Interno y su
incidencia en la gestión administrativa y operativa, tomando en consideración
el desenvolvimiento del entorno y los diferentes cambios que se puedan
presentar en el ambiente organizacional.
Las metas corporativas que se plantean al
inicio de las operaciones de la empresa deben estar perfectamente establecidas
y comunicadas a todos los involucrados, sin importar el nivel jerárquico que
tengan en esta, la misma que garantiza el cumplimiento de sus objetivos y metas.
La información contable es confiable
frente a los fraudes dando una eficiencia y eficacia operativa para ejecutar
las actividades. Un sistema de control interno es fundamental para las
entidades ya que este integra normas y procedimientos para el flujo de toda la
información administrativa financiera, de forma detallada para las distintas
operaciones que realiza la entidad.
En la investigación realizada se pudo
conocer que Créditos Madril, carece de un sistema de control interno bien
estructurado a sus actividades, lo cual no le permite cumplir con las metas y
objetivos planteados; mismo que puede provocar pérdidas económicas, de
eficiencia y razonabilidad de la información contable y tener como
consecuencia.
CONCLUSIONES
Mediante el desarrollo de la investigación
realizada al Almacén Créditos Madril, se pudo evidenciar que el control interno
es una herramienta fundamental para realizar de una forma efectiva el objeto
social y los objetivos trazados por el almacén, para desenvolverse en un mercado
competitivo.
El análisis aplicado a las entrevistas del
gerente y empleados tuvo previas observaciones y una de ellas es que el almacén
carece de un manual de control interno bien estructurado que tenga
procedimientos, funciones y políticas adecuadas, ocasionando dificultades en el
desarrollo correcto de las actividades y en alcanzar sus objetivos propuestos.
El Control Interno no es un evento
aislado, es una serie de acciones de control que ocurren de manera constante, a
través del funcionamiento y operación de cada institución, debiendo reconocerse
como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura
administrativa y gestión de cada organismo; asistiendo a la autoridad de manera
permanente, en cuanto al manejo de la institución y alcance de sus objetivos,
de allí su importancia para Almacén Créditos Madril.
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